Politique de confidentialité

Notre entreprise Exogénia inc. s’engage à protéger le droit à la vie privée de toutes les personnes au sujet desquelles des renseignements personnels sont recueillis. La protection de la vie privée des personnes et renseignements personnels figure dans les législations provinciale et fédérale. L’entreprise et tous ceux qui y travaillent s’engagent à se conformer à ses obligations et directives en se pliant aux diverses modalités juridiques en matière de protection des renseignements personnels, et ce, tout en respectant des obligations autres des Ordre professionnels d’employé(e)s et professionnel(le)s de notre clinique et leur code déontologique respectif.

Plusieurs technologies peuvent être utilisées sur notre entreprise et ces technologies peuvent comporter une collecte automatique de données par nous-mêmes ou par des tiers en notre nom. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web ou de notre portail patient, par courriel, par infolettre, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, et vous autorisez notre entreprise Exogénia inc.

Application de la Politique de confidentialité

La Politique de confidentialité suivante s’applique à Exogénia inc. Elle définit la manière dont l’entreprise recueille, utilise et protège les renseignements fournis volontairement par les utilisateurs de leur site et ceux transmis automatiquement par leur serveur Internet. Pour toute question, suggestion, commentaire ou pour réviser ou mettre à jour vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec Exogénia inc. En tout temps, Exogénia inc. se réserve le droit de modifier sa Politique, et ce, sans préavis. Nous vous recommandons de lire attentivement notre Politique et de la consulter régulièrement.

Collecte des renseignements

Des renseignements sont réaccueillis à divers endroits, moments, ou différentes plateformes et outils technologiques utilisés par notre entreprise Exogénia inc.. Parmi les outils technologie utilisés :

• Site Web (WordPress)
• Jane app (plateforme de prise de rendez-vous et de stock des dossiers patients et notes de consultations)
• Téléphone et courriel (entre les patients et les professionnels et employés de notre entreprise)

Voici les modalités d’application de la collecte de renseignements.

Deux types de renseignements sont recueillis sur le site web exogenia.ca.

a) Renseignements personnels
Aux fins de cette Politique, le terme « renseignements personnels » renvoie à l’information qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Toute action qui se rapporte à une réservation en ligne, une prise de rendez-vous, un appel, l’envoi d’un courriel, une inscription à l’infolettre, à l’envoi d’un curriculum vitae ou à un formulaire de contact nécessite la transmission volontaire de vos renseignements personnels. Lorsque ces renseignements sont obligatoires au traitement de votre demande, vous en serez avisé.

Parmi ces renseignements, Exogénia inc. recueille :
Obligatoirement :

• Nom et prénom
• Sexe
• Adresse civique
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Toutes autres informations médicales ou personnelles pertinentes et nécessaires à la prise en charge du patient dans le cadre du service professionnel offert.

Non- obligatoirement :

• Numéro de carte de crédit
• Toutes autres informations médicales ou personnelles pertinentes à la prise en charge du patient dans le cadre du service professionnel offert.

Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive et peut être appelée à changer, et ce, sans préavis.

b) Renseignements non personnels

Aux fins de cette Politique, le terme « renseignements non personnels » fait référence aux renseignements anonymes qui sont habituellement enregistrés par les serveurs Web et par les réseaux sociaux tels que l’adresse de protocole Internet (adresse IP), la date et l’heure de l’accès, de même que le système d’exploitation et le navigateur utilisés par l’internaute. Les statistiques démographiques sur nos visiteurs (groupe d’âge, pays d’appartenance, langue de correspondance, etc.) et leurs habitudes de navigation (pages consultées, nombre de visites, durée de consultation, etc.) sont également considérées comme des renseignements non personnels. Exogénia inc. recueille de tels renseignements, principalement par l’intermédiaire de témoins (cookies).

Types de cookies utilisés :

Cookies nécessaires :

• Cookie Yes – témoin pour mémoriser les préférences des utilisateurs en matière de consentement.
• Google Recaptcha – témoin pour identifier les robots afin de protéger le site Internet contre les attaques malveillantes de pourriel.

Cookies fonctionnels :

• WPML – témoin pour stocker les paramètres actuels de la langue/du langage.

Cookies analytiques :

• Google analytics – témoin pour calculer les données relatives aux visiteurs, compter le nombre de pages, stocker des informations sur la façon dont les utilisateurs utilisent le site, et stocker un ID unique par visiteur.
• Youtube – témoin par le biais des vidéos YouTube intégrées et enregistre des données statistiques anonymes.

Cookies publicitaires :

• Youtube – témoin pour mesurer la bande passante, témoin pour suivre les vues des vidéos intégrées, témoin pour enregistrer les préférences de l’utilisateur, témoin pour enregistrer un identifiant unique afin de stocker des données sur les vidéos de YouTube que l’utilisateur a vues.

Coordonnées

Les coordonnées fournies volontairement par les utilisateurs via les différents outils numériques de nos entreprises peuvent être utilisées pour les raisons suivantes : confirmer la prise d’un rendez-vous, l’annulation ou modification de celui-ci, envoyer de l’information sur les produits et services des entreprises, entrer en contact avec eux, si nécessaire, comprendre leurs besoins et obtenir leur degré de satisfaction par l’intermédiaire d’un sondage.

Témoins (cookies) :

L’utilisation de cookies permet à Exogénia inc. de compiler des statistiques qui servent à l’analyse du trafic de leurs sites Web et à la création d’annonces publicitaires.

Modalité de la collecte des renseignements, de manière plus spécifique via la plateforme Jane APP, ainsi que sur place lors de visite de consultation profesionnelles, par téléphone et par courriel :

JANE : La plateforme utilisée pour la prise de rendez-vous ainsi que les dossiers électroniques est Jane. Ce fournisseur fourni à notre entreprise Exogénia inc. l’accès à leur application en ligne (web) pour lesquels nous payons les frais d’utilisation annuels.

Les informations sur le compte (le patient) sont fournies de manière volontaire et recueillies auprès des professionnels pour ouvrir leur compte Jane (comme le nom et les informations de la clinique et le numéro de carte de crédit pour la facturation) et les données sur les patients (comme le nom du patient, les données démographiques et les informations médicales pour les entrées dans le dossier). Parmi les informations réaccueillies se retrouvent aussi : les observations médicales, un résumé de toute communication et les diagnostics, les demandes de consultations, comptes rendus, ordonnances, rapports et demandes d’examens; sommaire de l’historique médical (médicaments, allergies, etc.).

Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements.

Les données relatives aux patients (dossiers, profils des patients, historique des rendez-vous, etc.) appartiennent à la clinique soit notre entreprise Exogénia inc. Cela signifie que Jane agit comme un agent qui stocke les données des patients au nom de Exogénia inc. qui reste propriétaire de toutes les données du patient.

Jane App est une plateforme sécuritaire : Les données ajoutées par Exogénia inc. dans la plateforme Jane sont stockées sur les serveurs sécurisés du fournisseur ayant fait l’objet d’un audit SOC 2 dans des centres de données approprié, à Montréal, Québec. Ces mêmes données sont également cryptées à l’aide d’un cryptage 256 bits lorsqu’elles sont envoyées entre l’appareil utilisé par le professionnel et les serveurs de la compagnie (de la même manière que les informations bancaires). La sécurisation de la plateforme Jane est de l’entière responsabilité du fournisseur qui s’engage à fournir un logiciel sécuritaire.

La modalité de sécurité de cette plateforme est détaillée dans le Protocole de Sécurité de nos entreprises, disponible sur demande uniquement, sous la responsabilité de la gouvernance de Exogénia inc. La personne responsable est Marie-Ève Prince, copropriétaire de Exogénia inc.

Jane app est une application implémentée au site Web de nos entreprises, afin d’offrir la possibilité au patient de prendre rendez-vous en ligne. L’application s’utilise indépendamment également et agit à titre d’outil de travail principal de l’ensemble du personnel et des professionnels de nos entreprises.

Outil analytique

Exogénia inc. utilise l’outil d’analyse d’audience Google Analytics pour obtenir des statistiques démographiques sur leurs visiteurs et des statistiques sur leurs habitudes de navigation. Ils peuvent également se servir de ces données pour mieux comprendre leur comportement ou améliorer la structure de leurs sites Web.

De plus, Google Analytics permet d’établir le profil des clients actuels ou potentiels, de façon à améliorer l’offre de produits et services. Pour collecter des renseignements anonymes et produire des rapports de statistiques, Google Analytics peut utiliser des cookies, mais sans vous identifier personnellement.

Publicité et remarketing

Exogénia inc. utilise les outils publicitaires Google Ads, et Meta Ads (Facebook) pour promouvoir leurs produits et services. Ces outils utilisent des cookies et autres technologies pour effectuer le suivi et l’analyse des données, évaluer la popularité du contenu, mieux comprendre les activités en ligne des internautes et publier des annonces publicitaires ciblées. La façon dont Exogénia inc. utilise Google Ads et Facebook Ads leur permet d’adapter leurs pratiques marketing pour mieux répondre aux besoins de leur clientèle et afficher des annonces qui, selon les entreprises, sont susceptibles de l’intéresser.

Désactivation des cookies

Tout utilisateur est en mesure d’activer ou désactiver l’utilisation des cookies par Google. Pour ce faire, rendez-vous à l’adresse suivante : https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=fr.Vous pouvez également désactiver la diffusion d’annonces ciblées par centres d’intérêt ou données démographiques sur Google, en visitant la page suivante : https://adssettings.google.com.

Site Web : Vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver tout ou partie de ces cookies du site Web, mais la désactivation de certains d’entre eux peut affecter votre expérience de navigation. Accédez aux paramètres dans l’onglet Personnaliser les préférences en matière de consentement

Transmission de renseignements à des tiers

Les renseignements personnels ne sont ni échangés, ni vendus à des tiers, à moins d’une obligation légale. Les renseignements personnels sont conservés pendant une période maximale de cinq (5) ans.

Par ailleurs, un patient est toujours consulté avant que ses information et dossier médical stocké chez Exogénia inc. soit envoyé a d’autre professionnel à travail le cheminement médical du patient. Un consentement verbal, ou écrit est toujours demandé, notamment dans le formulaire de consentement rempli par tous les patients lors de leur première consultation à nos cliniques.

Secret professionnel

L’ensemble des professionnels et employés de notre entreprise Exogénia inc. s’engagent et sont obligés de respecter le secret professionnel et la confidentialité relatifs aux activités, modes d’opérations et procédures, notamment quant à l’identité des clients, la nature et le déroulement des mandats ainsi que le contenu physique des dossiers.

L’accès aux renseignements personnels au sein de l’entreprise sera limité aux employé(e)s et professionnel(le)s qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches et aux professionnels qui doivent accéder aux renseignements personnels sur la santé des clients pour prodiguer des soins. Ces employés traiteront les renseignements de façon strictement confidentielle et ne donneront accès à ces renseignements à aucune personne non autorisée. Toute personne que nous embauchons doit respecter la présente politique et les procédures internes connexes.

Toute violation de cette politique entraînera une rencontre disciplinaire et possiblement un congédiement immédiat. Les sections appliquées sont à la discrétion de la gouvernance de nos entreprises.

Protection de vos renseignements

Exogénia inc. déploie tous les efforts raisonnables pour assurer la sécurité des renseignements personnels fournis par les utilisateurs de leurs sites Internet. Les entreprises ont adopté les mesures de sécurité appropriées pour protéger leurs clients contre la perte ou l’utilisation non autorisée de leurs renseignements personnels, dont ceux relatifs à la carte de crédit. Un protocole de sécurité est en place et publiée depuis le 22 septembre 2023. Dans celui-ci sont détaillées toutes les mesures prises par nos entreprises afin de protéger les renseignements de sa clientèle. Toutes les modalités de sécurité prise par nos entreprises sont détaillées dans le Protocole de Sécurité, disponible sur demande uniquement, sous la responsabilité de la gouvernance de Exogénia inc. La personne responsable est Marie-Ève Prince, copropriétaire de Exogénia inc.

Questions et commentaires

Exogénia inc. vous encourage à formuler toute demande d’information, suggestion ou commentaire à l’égard de la présente Politique de confidentialité.

Vous pouvez communiquer avec elles en tout temps par courriel à info@exgénia.ca

Procédure en cas de plainte

Si vous pensez que vos renseignements personnels ne sont pas en sécurité dans notre clinique ou qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel à pu avoir lieu, vous pouvez rejoindre la responsable au 819 821-3434 ou m-e.prince@cigonia.com. Un formulaire de plainte sera rempli et analysé par la direction.

En cas d’incident réel de confidentialité impliquant un renseignement personnel, Exogénia inc. s’engage à :

• Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature se reproduisent;
• Aviser la Commission d’accès à l’information; Inscrire au registre des incidents tous incidents de confidentialité.